Секретарь-референт
№11 (215) ноябрь 2020

В этом году секретари и помощники включаются в традиционный предновогодний марафон с особым чувством. Писать поздравления и выбирать подарки (с. 4) – все это осколки какой-то другой, прошлой жизни… Ведь мы порядком подустали и хотим, чтобы 2020-й наконец-то закончился.
Но до конца года дел еще много. С 26 октября организациям или физическим лицам за несоблюдение архивных правил придется платить штраф в 10 раз больше, потому что в статью 13.20 КоАП РФ внесены изменения (с. 54). Да, вероятность попасть под санкции не высока: статья все еще «мертвая». Чтобы исключить внезапные проблемы, советуем уделить внимание архивному делу. Кстати, если есть СЭД, можно быстро наладить работу как с бумажным, так и с электронным архивом (с. 78).
Продолжаем актуализировать номенклатуру дел. Особенно много возни с приказами, с уточнением их сроков хранения (с. 67). Иногда определение вида приказа похоже на разгадывание непростой шарады. Чтобы справиться с этой задачей, смотрите наш алгоритм (с. 38).
Настроить бизнес-процессы, особенно при удаленной работе, помогает переписка в почте и мессенджерах. Теперь это основной инструмент коммуникации и управления, поэтому очень важно помнить о пяти золотых правилах общения для секретарей и ассистентов (с. 104) и избегать шести вещей в письмах, которые способны превратить рабочие и партнерские отношения во вражеские (с. 32).
В четвертом квартале нам предстоит или курировать, или организовывать процесс подготовки отчетности и планирования на следующий год, а также подводить личные итоги работы, чтобы доложить о них шефу (с. 25). Если какие-то отчеты связаны с геоданными, их можно красиво визуализировать в Microsoft Excel (с. 86). А тех, кто отчитывается в презентациях, да еще и удаленно, мы ждем 24 ноября на новом вебинаре, где расскажем про особенности подготовки презентаций в эпоху пандемии (с. 24).
Основной итог года – мир изменился, стал цифровым. Найдется ли секретарям и помощникам место в этом новом дивном цифровом мире? Ли Кайфу – эксперт по искусственному интеллекту и футуролог, уверен, что да (с. 18)! Да, в будущем ваша функциональность изменится: на первый план выйдут личные качества. И именно они помогут вам не только сохранить работу, но и сделать ее более приятной, осмысленной и нужной для вашего руководителя.